Copias de seguridad: cómo saber si sirven antes de necesitarlas

Una copia que nunca se ha restaurado es una suposición

Una copia de seguridad tiene un solo propósito: devolver la operación al estado en que estaba antes de un problema. Si nadie ha intentado restaurarla, lo único que se sabe es que un proceso se ejecutó y dejó un archivo en algún lugar. No se sabe si el archivo está completo, si la base de datos quedó consistente, si alguien conoce el procedimiento ni cuánto tiempo tomaría volver a operar.

La Agencia de Ciberseguridad y Seguridad de las Infraestructuras de Estados Unidos (CISA) lo recomienda de forma explícita en su guía contra el ransomware: mantener copias fuera de línea y cifradas de los datos críticos, y probar con regularidad su disponibilidad e integridad en un escenario de recuperación. La misma guía advierte que muchas variantes de ransomware buscan las copias accesibles para borrarlas o cifrarlas antes de exigir el rescate.

El Marco de Ciberseguridad 2.0 del NIST recoge la misma idea en su resultado PR.DS-11: las copias de respaldo de los datos se crean, se protegen, se mantienen y se prueban. Crear la copia es apenas la primera de cuatro condiciones.

La regla 3-2-1, explicada sin tecnicismos

La regla 3-2-1 es la referencia más usada para organizar las copias, y se resume en tres condiciones:

• Tres copias de los datos: la original y dos copias adicionales.
• Dos tipos de almacenamiento distintos, para que una falla del mismo tipo no afecte a todas las copias a la vez.
• Una copia fuera del sitio principal, en otra ubicación física o con otro proveedor.

Frente al ransomware conviene agregar una condición más: que al menos una copia quede fuera del alcance de las credenciales que se usan todos los días, ya sea desconectada o en un almacenamiento que no permita modificarla durante un periodo definido. CISA menciona el almacenamiento inmutable como una opción, con la advertencia de que una mala configuración puede generar costos altos y de que no cumple los criterios de todas las regulaciones, por lo que se debe diseñar con cuidado.

¿Quiere saber en qué estado están sus copias? Agende una llamada de 60 minutos y las revisamos con usted.

Qué se debe respaldar, además de los archivos

Cuando se habla de copias, se piensa primero en los documentos. En una empresa que opera en la nube, la lista suele ser más larga:

• Las bases de datos, con un procedimiento que garantice que la copia queda consistente y no a mitad de una transacción.
• La configuración de los servidores, para reconstruir un equipo sin depender de la memoria de una persona.
• Los buzones de correo, con una copia independiente del proveedor. La papelera del correo no reemplaza una copia de seguridad.
• Los sitios web y sus archivos cargados, que suelen quedar por fuera cuando el sitio lo instaló un tercero.
• La documentación de acceso: dónde está cada servicio, a nombre de quién y cómo se administra.

Cómo se prueba una restauración, paso a paso

Una prueba de restauración no tiene que ser un ejercicio complejo. Lo importante es que siga un método y deje un registro.

1. Elegir qué se va a restaurar: un archivo, una base de datos o un servidor completo. Conviene alternar entre los tres a lo largo del año.
2. Restaurar en un entorno aparte, nunca encima de la operación real.
3. Verificar que lo restaurado funciona: que la aplicación abre, que los datos del último día están completos y que los usuarios pueden ingresar.
4. Medir dos tiempos: cuánto se tardó en volver a operar y cuántos datos se habrían perdido entre la última copia y el incidente simulado. Esos dos números son los que la empresa debe conocer antes de una emergencia.
5. Documentar el resultado: la fecha, qué se restauró, quién lo hizo, cuánto tardó y qué hubo que corregir.

Si la prueba falla, cumplió su función: el problema apareció en un ensayo y no durante un incidente real.

Cinco preguntas para hacerle hoy a su proveedor

Si otra empresa administra sus servidores, estas preguntas permiten conocer en pocos minutos el estado real de sus copias:

1. ¿Dónde están las copias y quién tiene permiso para borrarlas?
2. ¿Cuándo fue la última prueba de restauración y cuál fue el resultado?
3. ¿Durante cuánto tiempo se conservan las copias?
4. ¿Existe una copia fuera del alcance de las credenciales que se usan todos los días?
5. ¿Cuánto tiempo tardaría la empresa en volver a operar si el servidor principal no arranca mañana?

Si alguna de las respuestas no está por escrito, ese es el primer punto por resolver.

Lo que dice la ley colombiana

La Ley 1581 de 2012, sobre protección de datos personales, establece el principio de seguridad: la información que se trata debe manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Una copia de seguridad que no se puede restaurar no protege contra la pérdida. Si en sus servidores hay datos de clientes, empleados o proveedores, las copias son parte de las medidas con que se cumple ese principio.

Cómo lo hacemos en InnClod

En nuestro servicio de infraestructura en la nube, el respaldo va incluido y se prueba: copias diarias con un periodo de retención definido por escrito, almacenamiento en una ubicación separada, pruebas de restauración documentadas y un plan de recuperación con tiempos objetivo. El estado de los respaldos se reporta cada mes, en el mismo informe de la disponibilidad y los incidentes.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto hay que probar una restauración?

Depende de qué tan crítico sea cada sistema. Lo importante es que la frecuencia quede definida por escrito y que se cumpla. También conviene hacer una prueba después de cada cambio grande, como una migración o una actualización importante de la aplicación.

¿El historial de versiones o la papelera de la nube cuentan como copia?

No. Si una cuenta se ve comprometida, el historial se puede borrar con esa misma cuenta. Una copia de seguridad debe estar fuera del alcance de las credenciales que usa la operación diaria.

¿Sirve un disco externo en la oficina?

Sirve como uno de los tipos de almacenamiento, siempre que no quede conectado de forma permanente, porque en ese caso el ransomware también lo alcanza. Si el disco está en la misma oficina que los servidores, no cuenta como la copia fuera del sitio.